電子檔案移交與接收辦法

文　　號：國家檔案局檔發[2012]7號                             簽發單位：

簽發時間：2012-08-29                                          生效時間：

第一章 總 則

       第一條 為規范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促進檔案信息資源開發利用，按照國家有關法律法規和相關規定，制定本辦法。

       第二條 本辦法所稱電子檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

       第三條 移交與接收的電子檔案應當真實可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應當符合國家有關保密安全的要求。

       第四條 各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交、接收工作進行監督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應當切實履行電子檔案移交和接收職責。

第二章 電子檔案移交

      第五條 屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應當向同級國家綜合檔案館移交。

      第六條 檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規定。

      第七條 電子檔案移交的基本要求：

    （一）元數據應當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據；

    （二）電子檔案的文件格式按照國家有關規定執行；

    （三）電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的，應當在元數據中著錄相關信息；

    （四）采用技術手段加密的電子檔案應當解密后移交，壓縮的電子檔案應當解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應當與其讀取平臺一起移交；

    （五）檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

      第八條 電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉換電子檔案數據、檢驗電子檔案數據、移交電子檔案數據等步驟。

      第九條 電子檔案的移交可采用離線或在線方式進行。

       第十條 離線移交電子檔案應當滿足下列基本要求：

    （一）移交單位一般采用光盤移交電子檔案，光盤應當符合歸檔要求；

    （二）移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應當單個裝盒；

    （三）移交單位應當按照有關要求進行光盤數據刻錄及檢測；

    （四） 存儲電子檔案的載體和載體盒上應當分別標注反映其內容的標簽（標簽的標注方法見附件1）；

    （五）移交載體內電子檔案的存儲結構見附件2。

       第十一條 在線移交電子檔案的單位應當通過與管理要求相適應的網絡傳輸電子檔案，傳輸的數據應當包含符合要求的電子檔案及其元數據，數據結構一般為一張或多張光盤載體內電子檔案的存儲結構組合，單張光盤的數據量小于光盤的實際容量。

      第十二條 檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應當對電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可移交。

       第三章 電子檔案接收

       第十三條 國家綜合檔案館應當建立電子檔案接收平臺，進行電子檔案數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作。

       第十四條 電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。

       第十五條 國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可接收。

       第十六條 電子檔案檢驗合格后辦理交接手續，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。

       第十七條 國家綜合檔案館應當將電子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電子檔案元數據中。

       第十八條 國家綜合檔案館應當對電子檔案數據遷移和轉換前后的一致性進行校驗。

       第十九條 國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案載體保存5年以上。

       第二十條 國家綜合檔案館對電子檔案載體應當按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》和DA/T 15《磁性載體檔案管理與保護規范》進行管理。

第四章 附 則

    第二十一條 本辦法適用于各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照執行。

    第二十二條 本辦法由國家檔案局負責解釋。

    第二十三條 本辦法自發布之日起施行。

    附件1

電子檔案載體標注內容

    載體標識：全宗號—年度—載體順序號。

    載體盒標注：全宗號、年度、載體順序號、數據量、密級、保管期限、存入日期、運行環境、套別等。

    1. 全宗號是檔案館分配給立檔單位的編號；

    2. 年度是該載體內檔案起止年度如2001年至2006年即標定為2001/2006；

    3. 載體順序號是電子檔案載體排列的順序號，由阿拉伯數字組成；

    4. 數據量是載體內檔案存儲容量；

    5. 密級按存儲在載體內電子檔案的密級標注，保管期限按存儲在載體內電子檔案的保管期限標注；

    6、存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期，格式為年月日，如2011年2月8日即寫為20110208；

    7. 運行環境即識別或操作電子檔案的軟、硬件平臺；

    8. 套別是指檔案館存儲電子檔案載體的套號，用大寫英文字母A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查閱利用，C表示異地備份。